Справки из школы: виды, различия, получение, легализация

При переводе в другую школу или при поступлении в колледж, университет может понадобиться подтверждение обучения в российской школе. Оно оформляется в виде различных справок и сертификатов из школы. Разберём подробно, какие бывают школьные справки, чем они отличаются и как правильно их легализовать для предъявления за рубежом.

Содержание
1. Виды справок из школы
1.1. Архивная справка
1.2. Переводной сертификат
1.3. Справка о промежуточной аттестации
1.4. Справка о студенческой зрелости
1.5. Личное дело школьника
1.5.1. Исправления в личном деле
2. Чем справки отличаются
3. Как получить справку из школы
3.1. Как получить лично
3.2. Как получить по доверенности
3.3. Сроки получения
4. Как легализовать справку из школы
4.1. Перевод без легализации
4.2. Апостиль на справку
4.3. Консульская легализация справки
5. Услуги получения и легализации

Виды справок из школы

В российских школах существует несколько видов справок, которые могут понадобиться при переводе ребёнка в другую школу. Но в иностранных школах требования к документам указаны на иностранном языке, поэтому легко запутаться в названиях. Чтобы избежать ошибок, важно заранее уточнить у принимающей стороны, какой именно документ требуется, что в нём должно быть, и оформить его в правильной форме.

Подробнее читайте ниже. А если хотите сэкономить время, переходите к таблице отличий.

Архивная справка – Archive certificate

Архивная справка подтверждает сам факт обучения и период посещения школы. В документе указываются:

• общие сведения об обучающемся (ФИО);
• даты поступления и окончания обучения (или годы, в которые ребёнок числился в школе);
• наименование образовательной организации.

Важно: в архивной справке нет отметок об успеваемости и оценок по предметам — она только фиксирует, что ребёнок действительно обучался в конкретной школе.

Переводной сертификат – Transfer Certificate

Именно переводной сертификат чаще всего запрашивают иностранные школы. В списке документов он значится как Transfer Certificate. В нем указаны:

• общие сведения об обучающемся (ФИО, дата рождения);
• дата поступления;
• в какой класс ученик пришёл и какой класс был на момент ухода из школы (например, 8 класс, как в нашем примере);
• программа обучения;
• причина окончания учёбы;
• эквивалентность в иностранной программе обучения.

Документ подписывает директор школы и заверяет печатью.

Смотреть легализацию Transfer Certificate для Эмиратов.

Справка о промежуточной аттестации – Academic Progress Report

Эта справка подтверждает оценки за определённый период (четверть, полугодие или год). Она часто требуется, если ребёнок поступает в другую школу в середине учебного года. В справке фиксируются:

• общие сведения об обучающемся (ФИО);
• пройденные предметы;
• оценки по каждому предмету;
• переход в следующий класс, то есть прохождение аттестации.

Пример оформления справки о промежуточной аттестации для ОАЭ.

Справка о студенческой зрелости – Nachweis

Справка о студенческой зрелости требуется для поступления в некоторые европейские университеты. В ней указано, что студен имеет право продолжать обучение в своей стране. Без него российский выпускник не сможет подать документы в приёмную комиссию.

В разных странах название может звучать по-разному. На сайте Софийского университета название указано на английском: “A document, issued by an authorized institution certifying that the candidate is eligible for education at universities in the country where the respective secondary education is completed.” А на сайте Экономического университета в Варне по-болгарски: “Документ, издаден от компетентен орган, който удостоверява правото на кандидата да продължи образованието си във висшите училища в страната, където е получено средното образование”. Мы чаще всего называем эту справку Nachweis, по аналогии со справкой из университета для Австрии – Studienplatznachweis.

В справке указывают:

• общие сведения об обучающемся (ФИО, дата рождения, паспортные данные);
• что выпускник окончил российскую школу;
• факт получения аттестата о среднем общем образовании;
• утверждение, что студент имеет право продолжать обучение в высшем учебном заведении.

Узнать больше о справке о студенческой зрелости для Болгарии.

Личное дело школьника – Personal File

Personal File — личная карта или личное дело школьника. На образце ниже показан старый образец личного дела, который содержит:

• общие сведения об обучающемся (ФИО, дата и место рождения, пол);
• фамилия, имя, отчество родителей или законных представителей;
• национальность ученика;
• количество лет, проведённых в детском саду до поступления в школу;
• когда и куда выбыл из школы и по какой причине;
• отметка о переводе в другую школу (название школы, время перехода, класс);
• адрес ученика при поступлении в школу;
• итоговые отметки за каждый учебный год.

Образец заверения личного дела школьника для учёбе в Катаре.

Личные дела школьника ведутся по единой форме. Современные личные дела содержат меньше информации:

• общие сведения об обучающемся (ФИО, дата и место рождения, пол);
• сведения о пропуске уроков, в том числе по болезни;
• сведения о переводе в следующий класс;
• сведения о получении уровня образования;
• итоговые отметки за каждый учебный год.

Сейчас личное дело — это не одна бумага, а целая папка, в которую подшиваются все документы ребёнка, связанные с учёбой: анкета, характеристика, копии приказов о зачислении и переводах, справки о здоровье, а также годовые ведомости с оценками. Такая папка заводится при поступлении ребёнка в школу и хранится там до окончания обучения или перевода в другую школу.

Исправления в личном деле школьника: почему нотариус может отказать

При легализации личного дела школьника иногда возникает проблема: нотариус отказывается заверять копию, если в документе есть исправления:

• зачёркнут старый номер личного дела и вписан новый;
• фамилия или дата исправлены от руки;
• присутствуют подчистки или записи без официального подтверждения.

📌 Причина отказа:

Когда ученик переходит в новую школу, личное дело передается туда со всеми сопутствующими документами. Личному делу присваивают новый номер, а старый аккуратно зачеркивают. Такой метод исправления прописан в Положении о ведении личных дел учащихся и не является ошибкой.

Однако нотариус руководствуется другими правилами. Согласно Основам законодательства РФ о нотариате, при удостоверении верности копии документ должен быть без исправлений, подчисток и помарок. Если они есть, нотариус вправе отказать.

Чтобы решить эту проблему можно воспользоваться одним из способов:

1. Другой нотариус.
   На практике часто бывает так, что один нотариус соглашается заверять документы, которые другой не принимает на заверение. Поэтому, если повезет, вы сможете заверить личное дело в том виде, в каком забрали его из школы.
2. Техническая копия.
   Техническая или наборная копия документа – это копия, набранная вручную, а не с помощью копирования на ксероксе. Нотариус заверяет техническую копию, после чего её можно использовать для дальнейшей консульской легализации.
3. Штамп “Исправленному верить”.
   Напротив зачеркнутого старого номера личного дело можно поставить штамп “Исправленному верить” с печатью школы и подписью директора. Таким образом исправление в лично деле будет “обоснованным” и нотариус сможет заверить документ.
   
4. Дубликат личного дела.
   Дубликат необходимо запрашивать в последнем месте обучения. При обращении в школу упомяните, что исправлений в личном деле не должно быть, так как его будет заверять нотариус.

Различие справок из школы

Как получить справку из школы

1. Обратитесь к директору или в канцелярию школы с заявлением.
2. Укажите, какой именно документ вам нужен.
3. Согласуйте срок выдачи — обычно 3–7 рабочих дней.
4. Получите справку на фирменном бланке с печатью и подписью директора.

Если вы не можете обратиться в школу самостоятельно (например, находитесь в другой стране), попросите близких родственников забрать справку. Обычно для этого доверенность не нужна.

Если вы не можете обратиться в школу самостоятельно и некому с этим помочь, мы получим справку по нотариальной доверенности у российского или иностранного нотариуса. В доверенности пропишите право на получение школьных справок и дубликатов документов.

Сроки получения и стоимость

Официальный срок выдачи справок из школы составляет до 30 календарных дней. На практике их оформляют быстрее — обычно за 3–5 рабочих дней, а иногда и в день обращения. Имейте в виду, что в период с июля по август школьные сотрудники находятся в отпусках, поэтому получение документа может занять больше времени.

Госпошлина за получение справки не предусмотрена. Если оформление и получение справки выполняем мы, оплачиваются только наши услуги. Заказать консультацию и расчёт вы можете в форме ниже.

Как легализовать справку из школы

Российские документы принимаются за рубежом только после легализации. Существует несколько вариантов оформления:

Без легализации

В некоторых странах СНГ, где русский язык имеет официальный статус, российские справки в школах обычно принимают без легализации. В некоторых других странах достаточно только перевода на иностранный язык, например, в Болгарии справки о студенческой зрелости принимают только с переводом без апостиля. В любом случае уточните требования к оформлению в конкретной организации, куда планируете подавать документы.

Апостиль на школьную справку

Апостиль — это способ подтверждения документа, который действует в странах, подписавших Гаагскую конвенцию 1961 года (например, Германия, Франция, Италия, Чехия).

На оригиналы документов об образовании (аттестаты, дипломы, приложения) апостиль ставит Министерство образования РФ. Однако на школьные справки в оригинале апостиль поставить нельзя. В таких случаях:

1. Со справки снимается нотариальная копия.
2. Нотариальная копия подаётся в Министерство юстиции РФ (по региону, к которому относится нотариус), где на неё ставят апостиль.

Консульская легализация школьной справки

Если страна не признаёт апостиль (например, ОАЭ, Катар, Кувейт), проводится консульская легализация:

1. Нотариальная копия.
2. Нотариальный перевод на язык страны.
3. Заверение в Министерстве юстиции РФ.
4. Заверение в Министерстве иностранных дел РФ.
5. Консульство страны назначения.

Услуги получения и легализации

Мы помогаем:

• получить справку из школы или архива;
• подготовить нотариальные копии и переводы;
• поставить апостиль или пройти консульскую легализацию;
• отправить готовые документы курьером в любую страну.

Если вам нужно получить справку из школы по доверенности, а также выполнить легализацию или поставить апостиль, обратитесь к специалистам компании Документ24. Свой вопрос вы можете оставить в форме ниже.

Анастасия
Перушкова

Эксперт по легализации документов

Мы работаем!