Личное дело школьника для ОАЭ

Недавно к нам обратились родители за оформлением документов для поступления ребёнка в школу в ОАЭ. При проверке документов мы обнаружили, что отсутствует один из обязательных документов — личное дело ученика (Personal File). Мы получили его в российской школе, выполнили консульскую легализацию и подготовили полный комплект документов для подачи. В этой статье покажем, как проходила процедура оформления этого документа, сколько времени она заняла и какие нюансы важно учитывать при подготовке документов для эмиратской школы.

Содержание:
1. Что такое Personal File?
2. Этапы консульской легализации для ОАЭ
3. Сложности при оформлении личного дела
4. Стоимость и сроки легализации
5. Заказать оформление в Документ24

Что такое Personal File?

Перед тем как перейти к процедуре легализации, разберёмся, что именно подразумевается под Personal File. Из-за названия этого документа у родителей может возникануть путаница.

В российских школах личное дело — это целая папка, в которой хранится комплект документов ученика за весь период обучения. В зависимости от школы в неё могут входить:

личная карта обучающегося;
заявление о приёме в школу;
копия свидетельства о рождении;
табели успеваемости;
результаты аттестаций;
медицинские документы (например, карта прививок);
характеристика;
грамоты и другие документы.

Что требуется школе в ОАЭ?

Когда эмиратская школа просит предоставить Personal File, обычно речь идёт не обо всём личном деле, а только о личной карте обучающегося. Это отдельный документ, который содержит:

основные сведения об ученике;
информацию о школе;
итоговые оценки за годы обучения;
сведения о переводе между классами.

Ниже показано, чем отличается личное дело от личной карты обучающегося.

Именно личную карту обучающегося мы получили в российской школе и оформили для дальнейшего использования в ОАЭ. Personal File почти всегда является обязательным документом, а остальные документы Из личного дела в ОАЭ могут запросить характеристику или

Легализация личного дела для ОАЭ

Эмираты не признают штамп апостиль, так как страна не входит в Гаагскую конвенцию. Для официального использования документов на территории ОАЭ необходимо выполнить консульскую легализацию. Рассмотрим как мы оформляли личное дело.

Нотариальная копия.
Нотариус снял копию с личного дела школьника и удостоверил её подлинность. Важно, чтобы документ был оформлен без исправлений и содержал все необходимые подписи и печати. Если в личном деле есть ошибки или исправления, нотариус может отказать в заверении копии. Что делать в этом случае, читайте ниже.
Нотариальный перевод.
Дипломированный переводчик выполнил перевод личного дела на арабский язык. На какой язык актуально переводить документы зависит от требований посольства. Затем нотариус подшил перевод к нотариальной копии и удостоверил его своей подписью и печатью.
Заверение в Минюст РФ.
Далее мы подали документы в Министерство юстиции России в Москве. После проверки они подшили к документу дополнительный лист, подтверждающий подлинность подписи и печати нотариусов, заверивших копию и перевод.
Заверение в МИД РФ.
Далее мы подали документы на заверение в Министерство иностранных дел России в Москве. После проверки на обратной стороне документа МИД проставил специальные отметки, подтверждающие возможность использования документа за границей.
Заверение в посольстве и МИД ОАЭ (MOFA UAE).
После прохождения российских инстанций мы подали документы в визовый центр BLS в Москве для легализации в посольстве Эмиратов и MOFA UAE. Благодаря новой процедуре документ одновременно проходит два последних этапа консульской легализации. После завершения процедуры личное дело считается полностью легализованным и готово к использованию в Объединённых Арабских Эмиратах. Дополнительно заверять его на территории Эмиратов не требуется.

На цифровом подтверждении MOFA указываются дата легализации, уникальный Reference Number и ссылка на официальный сервис, где вы и принимающая сторона можете проверить подлинность заверения и скачать электронную копию легализованного документа со всеми отметками. В большинстве случаев такое цифровое подтверждение можно использовать в Эмиратах без получения бумажного оригинала. Подробнее о новом порядке подачи и проверки документов читайте в статье Посольство ОАЭ в Москве.

Сложности при оформлении личного дела для ОАЭ

При оформлении личного дела школьника для ОАЭ могут возникнуть сложности, связанные с состоянием документа и требованиями нотариуса. Нотариус может отказать в заверении копии личного дела, если в оригинале:

зачёркнут старый номер дела и вписан новый;
есть исправления от руки ФИО или даты;
присутствуют подчистки, помарки, нечитаемые записи или записи без официального подтверждения.

В такой ситуации можно попробовать обратиться к другому нотариусу, запросить в школе дубликат документа, оформить техническую копию или попросить администрацию школы подтвердить исправления соответствующей отметкой. Все способы решения проблемы описаны в отдельной статье.

Если вы находитесь за границей и сначала необходимо получить оригинал или дубликат личного дела в российской школе, мы можем сделать это за вас. Для этого может потребоваться доверенность, оформленная в консульском учреждении России либо у российского или иностранного нотариуса.

Стоимость и сроки консульской легализации

Что входит в стоимость консульской легализации личного дела школьника:

Стоимость заверения нотариальной копии и перевода согласно тарифам нотариуса.
Государственная пошлина Министерства юстиции РФ не взимается.
Удостоверение подписи переводчика в Министерстве иностранных дел РФ стоит 350 рублей за документ.
Пошлина посольства ОАЭ, Министерства иностранных дел ОАЭ (MOFA), включая сервисный сбор визового центра BLS и комиссии платёжной системы. Подробности расчёта опубликованы в статье Пошлины посольства ОАЭ.
Услуги Документ24 по переводу на иностранный язык, проверке, подготовке и подаче в инстанции.

Примерная стоимость консульской легализации личного дела школьника с учётом наших услуг ~ 15000-18000 рублей. Общий срок легализации составляет в среднем 5–6 недель. Срок может занятуться если:

Требуется сначала получить оригинал личного дела из школы или дубликат, в случае потери или порчи.
В личном деле есть ошибки или помарки, способы исправления мы писали выше.
Документ нужно получить/переделать, а администрация школы ушла на летние каникулы. В этом случае придётся дождаться, пока сотрудники вернутся к работе и подготовят документ или внесут исправления.

Чтобы узнать точную стоимость и сроки конкретно по вашей ситуации, оставьте заявку, и мы подготовим подробный расчёт.

Как заказать легализацию для ОАЭ

Выше мы рассказали, как проходит консульская легализация документов для ОАЭ. Теперь покажем, как организована работа в нашей компании. Мы не просто легализуем отдельный документ, а рассматриваем вашу ситуацию в комплексе и помогаем подготовить полный комплект для зачисления ребёнка.

Запросите список документов в школе.
Перед началом оформления запросите в принимающей школе требования для зачисления ребёнка. Помимо личного дела ученика, школа может запросить следующие документы:
• справка из школы (Archive Certificate);
• переводной сертификат (Transfer Certificate);
• табель успеваемости (Report Card);
• характеристика (School Reference);
• справка о промежуточной аттестации (Academic Progress Report).
Пришлите требования нам.
Отправьте нашему эксперту требования, которые предоставила школа. Мы проверим их и определим, какие документы необходимо подготовить: одним документам потребуется консульская легализация, а другим — только нотариальный перевод.
Отправьте фото документов.
Отправьте нам сканы или фотографии документов, мы проверим их перед началом работы.
Передайте оригиналы документов.
После подтверждения нашего эксперта передайте оригиналы или нотариальные копии документов в наш офис или отправьте их курьерской службой.
Выполним консульскую легализацию.
Мы переведём документы, пройдём все этапы консульской легализации в России, подадим через визовый центр BLS для заверения в посольстве ОАЭ и MOFA UAE.
Получите готовые документы.
После завершения оформления мы отправим вам цифровое подтверждение MOFA с уникальным Reference Number. Передайте этот номер в школу — сотрудники смогут самостоятельно проверить подлинность легализации и скачать легализованный документ с официального сайта MOFA. В большинстве случаев бумажный оригинал получать не требуется.

Если вам нужно легализовать личное дело школьника или другие документы для поступления в школу Дубая или другого эмирата, оставьте заявку в форме ниже. Мы проверим документы, рассчитаем стоимость и поможем пройти все этапы оформления.